Politique de confidentialité

Cette politique explique comment Axiom Diagnostic Inc. (« Axiom », « nous ») traite les renseignements personnels dans le cadre de ses services, de ses communications et de ses sites Web.

Elle s'applique aux renseignements concernant nos clients, les personnes qui nous contactent et les autres personnes dont les renseignements nous sont transmis pour un mandat. Elle tient compte des lois applicables, notamment de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25.

Un renseignement personnel est une information qui concerne une personne physique et permet de l'identifier directement ou indirectement.

Vous pouvez adresser toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels à :

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires aux fins annoncées. Selon votre relation avec Axiom, ils peuvent comprendre :

• Vos coordonnées : nom, adresse courriel, téléphone, adresse postale et fonction au sein d'une organisation.
• Les informations relatives à une demande : description du problème, adresse de l'immeuble, disponibilités, échanges et documents transmis.
• Les informations relatives à un mandat : entente, autorisations, historique pertinent, observations, mesures, photographies, images thermographiques, vidéos, notes et rapports.
• Les informations administratives : soumissions, factures, paiements et suivi du dossier.
• Les données de navigation : adresse IP, renseignements sur le navigateur et l'appareil, pages consultées et interactions, selon les technologies utilisées et les choix de consentement applicables.

Les données d'un bâtiment peuvent constituer des renseignements personnels lorsqu'elles permettent d'identifier une personne, notamment par leur association à une adresse, à un dossier ou à d'autres informations.

Veuillez éviter de nous transmettre des renseignements sensibles ou des informations sur des tiers qui ne sont pas nécessaires à votre demande.

Nous obtenons des renseignements lorsque vous remplissez un formulaire, communiquez avec nous, demandez un service ou participez à un mandat.

Nous pouvons également les recevoir d'une personne autorisée, par exemple un propriétaire, un gestionnaire, un syndicat de copropriété, un assureur ou un professionnel impliqué au dossier, dans la mesure permise par la loi.

Lors d'une intervention, nous pouvons produire des relevés et de la documentation visuelle. La collecte se limite aux éléments pertinents pour le mandat.

Nous utilisons les renseignements nécessaires pour :

• comprendre votre demande, vous répondre et préparer une offre;
• organiser les visites et réaliser les services convenus;
• analyser les observations et préparer les livrables;
• effectuer les suivis, la facturation et la gestion de la relation client;
• transmettre les résultats aux destinataires autorisés;
• assurer la sécurité et le fonctionnement de nos outils;
• satisfaire à nos obligations légales et préserver les éléments nécessaires à une réclamation ou à un différend.

Toute utilisation à une nouvelle fin nécessitant un consentement fait l'objet d'une demande distincte.

Nous vous informons des fins de la collecte et obtenons votre consentement lorsque la loi l'exige. Ce consentement doit être libre, éclairé, spécifique et adapté à la nature des renseignements concernés. Un consentement exprès est demandé lorsque la loi le requiert, notamment pour les renseignements sensibles.

La consultation de notre site ne constitue pas un consentement général à toutes les utilisations de vos renseignements.

Vous pouvez refuser de fournir certains renseignements ou retirer un consentement en communiquant avec notre responsable. Nous vous expliquerons les conséquences pertinentes : l'absence d'une information nécessaire peut, par exemple, empêcher de traiter une demande ou de réaliser un service.

Le retrait ne rend pas illégitimes les traitements déjà effectués et n'entraîne pas automatiquement l'effacement des renseignements dont la conservation demeure légalement nécessaire.

Les images et les relevés servent à documenter les lieux examinés, à soutenir l'analyse et à expliquer les résultats du mandat.

Nous cherchons à éviter la captation inutile de personnes, de documents privés ou d'effets personnels. Lorsqu'ils apparaissent dans la documentation, leur utilisation et leur communication sont limitées aux besoins légitimes du dossier.

Pour une publication éducative ou promotionnelle, nous obtenons les consentements nécessaires si les éléments permettent d'identifier une personne directement ou indirectement. Le retrait d'un nom ou d'une adresse ne suffit pas toujours à empêcher l'identification; nous tenons aussi compte des détails visibles et du contexte.

L'autorisation donnée pour réaliser un mandat ne constitue pas, à elle seule, une autorisation de publier des renseignements personnels à des fins promotionnelles.

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.

L'accès est limité aux personnes qui en ont besoin dans leurs fonctions. Une communication à un client, un assureur, un gestionnaire, un syndicat de copropriété ou un professionnel doit reposer sur votre consentement ou sur une disposition légale applicable. La participation à un dossier ne donne pas automatiquement accès à tous les renseignements qu'il contient.

Nous faisons aussi appel à des fournisseurs pour l'hébergement, les communications, la gestion de la clientèle et le fonctionnement de nos services. Les renseignements qui leur sont confiés sont limités aux besoins du service.

Nous pouvons enfin communiquer des renseignements lorsqu'une loi, une ordonnance ou une autre autorisation légale le prévoit.

Le traitement des demandes reçues par formulaire peut faire intervenir plusieurs services :

• GoDaddy Airo : le formulaire transmet les renseignements au système Inbox d'Airo. Une copie de la soumission y est conservée, en plus de la notification par courriel. Selon les renseignements fournis par GoDaddy, cet environnement est hébergé aux États-Unis.
• Microsoft 365 / Exchange Online : les courriels adressés à info@axiomthermo.com sont reçus dans une boîte dont l'emplacement de stockage vérifié est au Canada.
• HubSpot : les courriels et les renseignements associés aux demandes peuvent être intégrés à notre outil de gestion de la clientèle. La région d'hébergement principale configurée pour notre compte est le Canada.

Ces indications décrivent les emplacements principaux vérifiés. Elles ne signifient pas que l'ensemble des données techniques, des accès de soutien ou des traitements effectués par les fournisseurs sont limités à ces pays. Certains traitements peuvent avoir lieu dans d'autres territoires, selon le service et ses sous-traitants.

Des renseignements peuvent ainsi être confiés ou communiqués à l'extérieur du Québec. Ils peuvent alors être assujettis aux lois du territoire concerné, notamment en matière d'accès par les autorités.

Ces traitements doivent respecter les exigences légales applicables, dont l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et les engagements contractuels requis. Vous pouvez nous demander des précisions sur les fournisseurs qui traitent vos renseignements.

Nos sites peuvent utiliser des témoins nécessaires à leur fonctionnement et, selon leur configuration, des technologies de mesure d'audience ou de publicité.

Les technologies non essentielles nécessitant votre consentement doivent demeurer désactivées jusqu'à votre choix. Lorsqu'un outil de gestion des préférences est proposé, vous pouvez l'utiliser pour accepter, refuser ou modifier vos choix.

Vous pouvez aussi gérer les témoins dans votre navigateur. Bloquer un témoin ne supprime toutefois pas nécessairement les renseignements déjà recueillis. Certaines restrictions peuvent affecter les fonctions du site.

Pour connaître les technologies utilisées sur une page ou obtenir de l'aide concernant vos choix, contactez-nous.

Nous appliquons des mesures de protection proportionnées à la sensibilité des renseignements et aux risques associés à leur traitement. Elles concernent notamment les autorisations d'accès, la sécurité des comptes, la transmission des informations et la gestion des dossiers.

Aucun système ne garantit une sécurité absolue.

La conservation dépend du type de document et de sa finalité :

• les demandes sans suite sont conservées pendant la période utile au traitement et au suivi raisonnable;
• les dossiers de mandat sont conservés selon les besoins documentaires justifiés et les délais légaux applicables;
• les documents comptables suivent les obligations fiscales et comptables;
• une réclamation, un litige ou une obligation de préserver une preuve peut prolonger la conservation nécessaire.

Nous ne conservons pas un renseignement indéfiniment au seul motif qu'il pourrait servir. Lorsqu'il n'est plus nécessaire, il doit être détruit de façon sécuritaire ou, lorsque cela est approprié, anonymisé conformément aux exigences légales.

Les suppressions dans les sauvegardes peuvent suivre les cycles de remplacement applicables.

Lorsque nous avons des motifs de croire qu'un incident touche des renseignements que nous détenons, nous prenons les mesures raisonnables pour limiter les conséquences et éviter sa répétition.

L'incident est évalué et consigné au registre, même s'il ne présente pas de risque de préjudice sérieux. Lorsque ce risque existe, les avis requis sont transmis avec diligence à la Commission d'accès à l'information du Québec et aux personnes concernées, sous réserve des exceptions légales.

Si vous soupçonnez un incident concernant vos renseignements chez Axiom, contactez immédiatement notre responsable.

Sous réserve des conditions prévues par la loi, vous pouvez notamment :

• savoir si nous détenons des renseignements vous concernant et en demander l'accès;
• demander la correction d'une information inexacte, incomplète ou équivoque, ou la suppression d'un renseignement recueilli, utilisé ou conservé sans autorisation légale;
• retirer un consentement lorsque ce droit s'applique;
• obtenir les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, dans les limites du droit à la portabilité;
• demander la cessation d'une diffusion ou une désindexation lorsque les conditions légales sont remplies;
• obtenir des précisions sur notre traitement des renseignements ou déposer une plainte.

Les informations créées ou inférées par Axiom, comme certaines analyses techniques, ne sont pas nécessairement visées par le droit à la portabilité.

Adressez votre demande écrite à info@axiomthermo.com. Nous pouvons vérifier votre identité ou votre autorisation à agir, en limitant les informations demandées à ce qui est nécessaire.

Nous répondons aux demandes d'accès ou de rectification dans le délai légal applicable, généralement au plus tard 30 jours après leur réception. Un refus est expliqué avec les recours pertinents.

Vous pouvez également vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec : www.cai.gouv.qc.ca

Les sites ou services externes accessibles par nos liens appliquent leurs propres politiques. Nous vous invitons à les consulter.

Nous révisons cette politique lorsque nos pratiques ou les exigences applicables évoluent. La version publiée indique sa date de mise à jour. Si une modification exige un nouveau consentement, nous le demandons avant d'effectuer le traitement concerné.